ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources Information System)
 |
| HRIS Model |
อ้างอิงรูปภาพจาก http://www.binatalenta.com/200product.htm
- เป็นระบบสารสนเทศ ที่ถูกพัฒนาให้สนับสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรมนุษย์ ตั้งแต่การวางแผน การจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรม ค่าจ้างเงินเดือน
- องค์กรต่างๆ เริ่มให้ความสำคัญต่อการนำระบบ HRIS ตั้งแต่ ปี 1970 (องค์กรอยู่รอดไม่ได้ถ้าไม่ใช่ HRIS)
- อดีต ใช้กับงานสารสนเทศพื้นฐานของพนักงาน ปกติใช้ในกระบวนการสรรหาพนักงาน
- ปัจจุบัน ใช้กับทุกๆ หน้าที่ที่เกียวข้องกับพนักงาน
- หากเปรียบเทียบ HRIS เหมือนกับสินค้าหรือเครื่องมือที่องค์การซื้อมา จะต้องใช้มันอย่างเต็มประสิทธิภาพ เพื่อช่วยในการจัดการด้านบุคคลากรและการบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างเต็มที่
- การใช้ HRIS จะไม่จำกัด
ลักษณะ HRIS ที่ดี
- สามารถสร้างเงื่อนไขในการพิมพ์รายงานได้ไม่จำกัด และสามารถเก็บไวเไ้อย่าเป็นประจำ
- ข้อมูลประวัติของพนักงานควรจะต้องครบถ้อวน สมบูรณ์แบบมีประสิทธิภาพ และทันสมัยตลอดเวลา
- มีระบบการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล สามารถกำหนดสิทธิในการเข้าใช้งานโปรแกรม หรือการเรียกใช้ข้อมูล สำหรับการใช้งานแต่ละคน
- สามารถพิมพ์รายงานได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ขึ้นอยู่กับความต้องการนำไปใช้
- สามารถกำหนดเงือนไขในการค้นหาข้อมูลหลายรูปแบบเพื่อความรวดเร็วในการทำงาน
- ระบบการติดต่อกับผู้ใช้ (User Interface) ควรจะเข้าใจง่าย แม้พื้นฐานความรู้ของผู็ใช้จะแตกต่างกันก็ตาม
- ควรมี ความสามรถในด้านเครื่อข่าย เพื่อตอบสนองการทำงานร่วมกันของหน่วยงานในองค์กร ซึ่งอาจจะแบ่งแยกเป็นหลายสาขา
- ต้องมีระบบการสำรองข้อมูล (DATA Backup and Restore) เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในกรณีฉุกเฉิน
บทบาทของ HRIS ที่มีต่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์และองค์การ
- ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศถือว่าเป้นเครื่องมือสนับสนุนการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ [R]
- นอกจากจะใช้เพื่อจัดการกระบวนการบริหารทรัพยากรมนุษย์แล้ว
- ยังใช้ในการจัดการจัดเก็บบันทึกข้อมูลที่เป็นกฏ ระเบียบ ข้อบังคับต่างๆ โดยจะจัดเก็บในรูปของข้อความ (Text File) ซึ่งจะช่วยเพิ่มความสะดวกสบายในการสืบค้นมากกว่าที่จะจัดเก็บในรูป (Hard Copy)
- โปรแกรมสำเร็จรูประบบนี้ทำหน้าที่จัดเก็บข้อมูลและส่งผ่าน ส่วนรูปแบบทางสถาปัจยกรรม อาจจะเป็นข้อมูล ข้อความ และ/หรือ ภาพ (สี/ขาวดำ) ผสมผสานกัน เพื่อให้เป็นสิ่งที่ท่านสนใจ
ผู้ที่ได้รับผลจาก HRIS
- การบริหารงาน
การประเมินการปฎิบัติงานการทบทวนเงินเดือน ข้อมูลการสสรหาพนักงาน การวางแผนที่มีประสิทธิผล การวิเคราะห์กำลังคน การวางแผนอาชีพ การวิเคราะห์ที่จะฝึกงาน
- งานทรัพยากรมนุษย์
รายงานระยะเวลาข้อมูลพนักงาน การบริlหารเงินเดือน การบริหารกำไร ข้อมูลผู้สมัครงาน ข้อมูลเร่งด่วน รายงานงบเงินรวม
*พนักงาน
ข้อมูลเงินเดือน ข้อมูลกำไร
ข้อมูลในองค์กร
- ข้อมูลของบุคคล เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์การซึ่งประกอบด้วยประวัติเงินเดือนและสวัสดิการ เป็นต้น
- ผังองค์การ แสดงโครงสร้างองค์การ การจัดหน่วยงานและแผนงานกำลังคน ซึ่งแสดงทั้งปริมาณและการจัดสรรทรัพยากรมนุษย์บุคคล
- ข้อมูลจากภายนอกที่เกี่ยวข้อง ระบบการบริหารทรัพยากรมนุษย์บุคคลมิใช่ระบบปิดที่ควบคุมและดูแลสมาชิกภายในองค์กร
การนำเทคโนโลยีสารสนเทศไปใช้การบริหารทรัพยากรมนุษย์ จะประสบผลสำเร็จต้องพิสูจน์ได้ว่า
- เทคโนโลยีดังกล่าวจะต้องสนับสนุน เป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์การ
- เทคโนโลยี
ระบบย่อยที่ควรจะมีใน HRIS
- ระบบทะเบียนประวัติพื้นฐานของพนักงาน คือ ระบบการจัดเก็บข้อมูลพืเนฐานที่เกี่ยวกับโครงสร้างองค์กร ข้อมูลประวัติพนักงาน การกำหนดข้อมูลเริ่มต้น และรหัสพื้นฐาน เช่น รหัสหน่วยงาน
- ระบบบันทึกเวลา เขา-ออก มีไว้บริหารเวลาในระบบงานด้วย โดยอาจเพิ่มเติมความสามารถอื่นๆ เข้าไปเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เช่น สามารถใช้งานร่วมกับเครื่องรูดบัตร
- ระบบจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน สามารถจัดข้อมูลการจ่ายเงินเดือนพนักงาน
- ระบบประเมินผลงาน กำหนดหัวข้อได้ ตั้งเงื่อนไขได้ สร้างแบบจำลังการปรับค่าจ้างและเงินเดือน บันทึกประวัติการประเมิน การปรับเงินเดือน หรือการเลื่อนตำแหน่ง
- ระบบพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากร สมารถจัดแผนกฝึกอบรมพนักงานแต่ละคน บันทึกประวัติและผลของการฝึกอบรมของแต่ละคนไว้ เพื่อไว้จัดหลักสูตรฝึกอบรม
- ระบบจัดสวัสดิการ รายงานประเภทของสวัสดิการต่างๆ สามารถแจ้งเตือนว่าพนักงานได้ใช้สวัสดิการไปบ้างแล้ว หรือ ใช้สวัสดิการผิดพลาด เช่นใช้เกิดวงเงิน
- ระบบเลือกสรรบุคลากร ออกรายงานแบบฟอร์มรายชื่อผู้สมัครงาน และรายงานข้อมูลของผู้สมัครงาน
ประโยชน์ด้านต่างๆ
- ลดค่าใช้จ่ายในการสรรหาผู้สมัครงาน
- การบริหารความเสียง
- การบริหารด้านการฝึกอบรม
- การวางแผนและป้องกันอุบัติเหตุ
- การวางแผนสืบทอด
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น